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冷日
(冷日) |
發表時間：2006/8/1 7:44 |
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- [分享]讓文件快速加分的目錄製作和裝訂邊界設定
讓文件快速加分的目錄製作和裝訂邊界設定
不只專業，更要有效率
作者／蕭浩森 kc_hsiao@hmg.com.tw
身為現代的上班族，用Word製作公司內部文件幾乎已經成為必備的技能之一，無論是公司內部的說明手冊、提案用的企劃書、各式各樣的書面報告等，多達百頁以上的長文件經常可見。在一些分工情形較不明確的公司或單位，員工除了要撰寫文件內容之外，還必須肩負排版、印刷、裝訂等作業，這些看似令人頭疼的工作，其實只要學會有條理的編排文件內容，再善用一些小技巧，再長的文件內容也能輕鬆理出頭緒。
在一份正式的文件中，除了必須以章節來區分不同的內容，也會在文件開始時附加目錄，方便閱讀者快速了解整份文件的大綱。這裡所示範的目錄製作方法，可不是要你自己輸入各章標題、然後再加上頁碼，而是要教你用更有效率的方式來製作目錄，尤其當未來文件內容有所變動時，只需要一個按鍵，便能快速更新目錄，既省時又有效率。另外，我們還要教你文件裝訂時的版面設定技巧，無論是要採取雙面或單面列印，都能快速設定好最適當的頁面編排方式，不需專業的排版軟體，你也可以自己製作出專業美觀的正式文件。
一份完整的文件報告，不只要有可以隨著文件內容變動而快速更新的目錄，透過版面設定的技巧，將會讓你的文件看起來更為專業。
依文字標題製作目錄
對許多人而言，一談到「目錄」的製作，腦海裡的第一印象大概就是「把各章節的標題重打一遍，然後加條虛線，再輸入頁碼就完成了。」沒錯，這的確是一種製作目錄的方法，但如果文件內容過長，將需要耗費相當多的時間來輸入標題與頁數，既費時又沒效率。在Word裡其實已有更方便的「目錄」製作功能，不必重新輸入內容，只要先整理出整份文件的架構，不需幾秒鐘就可以製作完成。
1.在製作目錄之前，請先在大綱模式下將文件內容的「階層」關係整理好，凡是不想在目錄裡出現的文字，都需設定成「本文」。
2.也可以將文件裡的標題設定成「標題1」等樣式，以方便Word程式判斷製作目錄時所要抓取的標題內容。
3.接著將滑鼠游標移到文件最前方，同時按下鍵盤上的「Ctrl」和「Enter」來插入一個新頁面，然後點選「插入」／「參照」／「索引及目錄」，並選擇「目錄」頁籤，設定目錄的呈現方式。
4.設定完成後按下「確定」，便會出現一份完整的目錄，你可以將目錄內容全選起來後修改字體的大小。
快速更新目錄內容
利用這種方式所建立起來的目錄，除了不必擔心自行輸入文字時所發生的錯誤之外，最大的優點在於更新的效率。當內文的頁數或標題有所增加或刪減，或標題的文字有變更時，只要一個按鍵，直接幫你更新整份目錄的內容，相較於其他用土法煉鋼重新輸入目錄文字的人，當他們還在一頁頁的對照變更前後的內容時，你已經可以準備打卡下班了！
1.更新目錄的功能就在「大綱」工具列上，你可以直接在「檢視」／「工具列」裡勾選「大綱」，或是在「索引及目錄」的視窗中點選「顯示大綱工具」。
2.更新目錄之前，請先在「大綱」工具列上點選最右邊的「到目錄」選項，無論之前滑鼠游標在哪個位置，點選後都可以直接全選整個目錄。
3.接著點選「更新目錄」，在彈跳視窗中選擇更新的方式，按下「確定」後，目錄便會依照最新的文件內容修改完成。
依圖片或表格製作圖表目錄
相較於一份滿滿都是文字的報告，圖文並茂的呈現方式不僅容易閱讀，也能彌補文字所無法清楚說明的部份，因此在一份完整的企劃書或報告裡，也包含著許多輔助說明的圖表，Word除了可依文字標題製作目錄外，也可以製作圖表目錄，將所有文件裡附加的圖片或表格以目錄的型式列出來，方便閱讀者瞭解整份文件的內容架構。
1.請點選「插入」／「參照」／「標號」，將要在圖表目錄中呈現出來的圖片或表格上加入標號。
2.在「標號」視窗內可以選擇附加的標籤類別、標號名稱、以及插入標號的位置。
3.當完成圖片上的標號設定後，請將游標移到要插入圖表目錄的位置，接著點選「插入」／「參照」／「索引及目錄」，並選擇上方頁籤「圖表目錄」，在「標題標籤」的選項中挑選要表列出來的標題類型。
4.按下「確定」後，在原有的目錄下就會出現一份圖表或表格的目錄。
奇偶頁不同的版面配置
瞭解了製作目錄的方法後，接下來就要開始學習如何將文件變裝一下，讓你的企劃書或報告看起來更為專業。許多文件會在奇偶頁的頁頭或頁尾加入不同的文字或圖案，讓整份文件的版面不會過於呆板。要做到這種效果其實不難，只要在「版面設定」的地方更改一下設定，立即讓你的文件看起來與眾不同！
1.為了方便我們預覽修改的效果，請先將Word視窗的「顯示比例」調整為「50%」，以一個視窗內有兩個頁面的方式呈現。
2.接著點選「檔案」／「版面設定」中的「版面配置」頁籤，並將「頁首及頁尾」內的「奇偶頁不同」勾選起來。
3.按下「確定」後，原本的「頁首／頁尾」就只會在奇數頁呈現，你可以自行在偶數頁的頁首或頁尾加入新的圖片或文字。
設定符合裝訂需求的對稱頁面
當文件要進入印刷流程之前，通常必須先設定適當的版面配置，像是頁緣邊界的設定等，以符合裝訂時的需求。在這之前，請先確定文件列印時是採取雙面列印或單面列印，在Word中，你可以依照不同的印刷方式來設定奇偶頁的邊界，概念上與剛才所提到的「奇偶頁不同」相當類似！
1.如果你剛才已在版面配置的地方勾選了「奇偶頁不同」，則現在只需要在同一視窗下的「邊界」頁籤內的「裝訂邊」輸入數字後，直接按下「確定」即可。
2.如果你並未在版面配置內選擇「奇偶頁不同」，則在「邊界」頁籤裡的「頁數」／「多頁」功能裡請將「標準」改為「左右對稱」，也可以得到同樣的效果。
3.上述兩種方法都可以達成裝訂邊分別在左右兩側的版面效果，符合雙面列印所需的版面配置方式。 |
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