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冷日
(冷日)

發表時間：2005/11/1 7:26

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[分享]利用郵件投票功能議定行程

利用郵件投票功能議定行程

作者：微軟資訊學園（本文摘自《PC Office》NO.100　11月號）

現在是民主時代，在公司之中若要推行各項制度或政策，許多時候也都需要徵詢眾人的意見才行，因此傳統的投票表決會是一個最好的辦法。不過，在公司之中若要舉辦一場投票活動，勢必就得產生選舉委員，然後再自行印製選票，並且規劃投票場所，最後再定下一個共同投票的時間，這聽起來實在是太麻煩了，相信也沒有人在實務上會這麼做。

其實在Outlook之中，就已經提供了利用郵件投票的功能，你只要撰寫一封投票的郵件，再設定相關的投票選項，只要大家一開啟Outlook來收取投票郵件，就可以輕鬆地按下投票按鈕，並且表達個人的意見，輕輕鬆鬆地就完成了投票的動作。除此之外，發起投票的人也不必擔心統計票數或是公正性的問題，Outlook的自動統計功能，可以讓你隨時掌握所有投票的進度與結果。（注意：此功能使用者必須使用Microsoft Exchange Server電子郵件帳號。）

透過郵件進行投票，發揮線上民主功能。

製作投票郵件

製作投票郵件就像撰寫一般郵件一樣，只是我們要在郵件之中，另外加入可讓收件者點選的投票按鈕。

1.首先請啟動Outlook，然後點選功能列上的「檔案」/「新增」/「郵件」。(圖1)
2.接著請選擇收件者並且填好主旨，然後輸入此次投票的說明文字，再按一下「選項」按鈕。 (圖2)
3.接下來，請在郵件選項視窗中，勾選「使用投票按鈕」這個項目，然後再輸入你想要設定的投票按鈕名稱，請記住名稱之間務必要使用分號來區隔，例如「宜蘭冬山河親水公園;清境農場;墾丁國家公園」。完成之後，請按下「關閉」按鈕，就會回到郵件的撰寫視窗，最後請按一下「傳送」按鈕將郵件寄出即可。(圖3)

圖1

圖2

圖3

Tips：當你勾選「使用投票按鈕」之後，後面的下拉式選單提供了三種預設選擇，分別為「同意;拒絕」、「是;否」、「是;否;可能」，若符合了你的需求可直接選用。

收信人如何進行投票

當你收到一封投票郵件時，該如何進行投票呢？其實很簡單，在投票郵件上會有提示，告訴我們該如何回覆這封投票郵件。

1.首先請點選這封投票郵件，在這封郵件的讀取窗格中，郵件主旨的下方會出現進行投票的提示訊息，請直接點選「在此資料列中按一下，並從功能表選取您的選擇來進行投票」這段訊息。(圖4)
2.接下來會出現可供選擇的投票選單，請點選你所喜好的項目，例如「清境農場」。 (圖5)
3.在選取之後，會出現一個對話方塊，上面會顯示你所選擇的投票項目，接著請你點選「立即傳送回覆」，再按下「確定」按鈕，就可將投票結果寄送給寄件者，完成了投票程序。(圖6)

4.如果你點選了「傳送前先編輯回覆」，那麼按下「確定」之後，會出現郵件的編輯視窗，在此你可以輸入你的意見，再回覆給寄件者。

圖4

圖5

圖6

投票結果的統計

如果你是發起這封投票郵件的人，那麼該如何去統計所有人的投票結果呢？其實Outlook會自動幫助我們進行統計的工作。

1.在開啟Outlook之後，如果有人已經進行了投票，在收件匣中你就會收到這封回覆的郵件，而且在讀取窗格中會看見，例如「寄件者答覆：宜蘭冬山河親水公園」這樣的訊息。(圖7)
2.接下來請在寄件者答覆的訊息上，按一下滑鼠左鍵，然後點選「檢視投票回覆」這個項目。(圖8)
3.最後，Outlook就會顯示出這封郵件的回覆總數，以及每位收件者所回覆的時間與投票結果。(圖9)

圖7

圖8

圖9

Tips：若要看所有投票的統計結果，你可以直接開啟「寄件備份」中的這封投票郵件，然後再點選「追縱」項目即可。

郵件送出後的追蹤

許多時候當你發送了一封相當重要的郵件，你會想要知道收件者是否已收到這封郵件，並且到底閱讀了沒有，在此你只要善用Outlook的追蹤功能，就可以輕鬆掌握郵件的狀態。

1.首先請撰寫好你要發送的郵件，然後在這封郵件上，按下「選項」按鈕。(圖10)
2.接下來，請在「郵件選項」的視窗中，勾選「索取此郵件的送達回條」和「索取此郵件的讀信回條」，再按下右下角的「關閉」按鈕，之後再按下「傳送」將郵件寄出。(圖11)

3.最後，當郵件已送達收件者時，你的收件匣中會收到系統的傳送通知，當對方讀取了這封信件，並傳送讀取回信之後，你還會收到對方的讀取通知。(圖12)
4.如果對方在開啟郵件後，在傳送回條的對話方塊中選擇了「否」，那麼你將不會收到系統的讀信通知。

圖10

圖11

圖12

回收已經送出的郵件

人難免都會有不小心失手的時候，尤其最常發生在要寄送附加檔案的郵件時，總會在寫完信後忘了把檔案附上，所以這時候就要善用Outlook的回收功能。

1.當你不小心寄出一封錯誤的郵件之後，請點選你的「寄件備份」資料夾並且開啟這封郵件，然後請點選功能列上的「執行」/「回收這封郵件」。(圖13)

2.接下來，會出現「回收這封郵件」的視窗，請點選「刪除這封未讀取郵件」，再按下「確定」按鈕。 (圖14)
3.最後，當收件人開啟Outlook時，將會發現收到兩封標題一樣的郵件，其中第二封的標題還會加上「Recall：」的文字，若收件者先開啟了「Recall：」這封郵件，那麼系統就會自動將這二封郵件刪除並完成了回收，你也會收到回收成功的通知。(圖15)
4.如果收件者先開啟了第一封錯誤的郵件，那麼回收將會失敗，你會收到「Message Recall Failure」的回收失敗通知。

圖13

圖14

圖15

回覆

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