微軟帝國 : [分享]如何讓簡報變專業

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冷日 (冷日)	發表時間：2005/10/11 8:04
Webmaster 註冊日: 2008/2/19 來自: 發表數: 15773	[轉貼]五步驟快速化專業簡報（上） 五步驟快速化專業簡報（上） 作者：薛宇盛（本文摘自《PC Office》NO.99　10月號） 公司最近要辦「技術研討會」，研討會中擔任壓軸的研發部經理，總是在交稿的最後一天才完成，每次送來的簡報總是「不夠專業」，沒有範本，沒有編排，沒有換頁動畫，沒有文字動畫，沒有頁首及頁尾……。身為研討會總召及公司Office 高手的你，決不允許這種簡報出現在您的場子，其實只要五個步驟內可以讓「不夠專業」的簡報變成「專業簡報」。 快速化專業簡報的五個步驟分別是：「投影片簡報設計 – 簡報設計範本」，「自動調整選項」，「頁首及頁尾」，「投影片設計 – 動畫配置」及「投影片切換」，五個步驟。而在本期的教學中，則先針對前兩個步驟，進行簡單的解說。 透過專業化步驟，改善簡報成為專業形式。 「投影片簡報設計 – 簡報設計範本」為簡報換上專業外觀 俗語說得好「佛要金裝，人要衣裝」，專業的簡報「範本」可是佔了一大半，微軟提供了許多精美的「範本」，從簡報的屬性挑一個適當的簡本，即可為簡報加分。 1.從「工作窗格」「投影片簡報設計 – 簡報設計範本」，即會在視窗右側出現許多範本簡圖供挑選。以滑鼠左鍵點選「Profile」簡報範本，即可馬上看到全部簡報立即套用了「Profile」範本。(圖1) 2.從「檢視」「母片」「投影片母片」，即可進入「投影片檢視」模式，於「投影片母片」中點選「標題」外框，按住「Shift」或「Ctrl」鍵，並點選「內容」外框，即可同時選取了「標題」及「內容」方框(圖2)。 3.現在點選從「格式」「字型」，即會出現「文字」對話窗。在其中設定「中文字型」挑選「標楷體」字型；並於「英文字型」挑選「Time New Roman」「字型」(圖3)。 4.之後按「確定」鍵，再按「關閉母片檢視」鈕，即可改變整份簡報中英文字型。 圖1 圖2 圖3 Tips:其實「範本」及「母片」是一樣的，只是於「檔案模式」時稱為「範本檔」 (*.pot)，而進入了簡報「編輯模式」時開始稱為「母片」。 調整超出畫面頁面的文字區域 我們在上面的範例會發現，某些投影片「文字」區域的文字會超過畫面，這時可以利用「自動調整選項」來快速調整文字字型大小為「符合」投影片頁面大小。 1.於第二張投影片中，點選「內容」方框，會發現左側出現一個「自動調整選項」圖示(圖4)。 2.點「自動調整選項」圖示下的拉鈕，在此點選「自動調整文字到版面配置區」(圖5)。 3.之後即可看到所有文字乖乖地縮小到「內容」方框中(圖6)。 圖4 圖5 圖6 調整超出畫面頁面的圖片區域 某些情況中，會有圖形超出頁面的部分，在這個時候則可以使用「剪裁」功能，使圖示符合頁面大小。 1.在範例中，就是一張超出頁面的圖示。在這時最好先詢問簡報製作人該圖示的配置方式，再決定如何調整（圖7）。 2.先點選超出的圖示，再點選「圖片工具列」中的「剪裁」，之後就會看到該圖形會出現八個「剪裁點」。 3.此時先移動游標到下方中央的剪裁點上，當游標變成「T字型」時，按著滑鼠左鍵向上移動，就可以調整圖示範圍(圖8)。 4.為了防止圖片日後走位，你可以選取所有圖形，按住滑鼠右鍵點選「群組」(圖9)，這樣就不怕調整好的圖形相對位置會亂掉。 圖7 圖8 圖9
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冷日 (冷日)	發表時間：2006/3/22 5:32
Webmaster 註冊日: 2008/2/19 來自: 發表數: 15773	[轉貼]五步驟快速化專業簡報（下） 五步驟快速化專業簡報（下） 作者：薛宇盛（本文摘自《PC Office》NO.100　11月號） 在前一期我們說過，我們可以透過五個步驟，來快速地將其它人送來不夠完美的PowerPoint簡報，有效率的快速改變為專業的簡報形式。而這五個步驟，分別是：「投影片簡報設計 – 簡報設計範本」，「自動調整選項」，「頁首及頁尾」，「投影片設計 – 動畫配置」及「投影片切換」。 在前一期我們針對了頭兩個步驟來進行解說，讓你知道如何可以改善簡報中的字型，透過範本來美化簡陋的簡報外觀，以及調整這些簡報中超出頁面的文字以及超出頁面的圖片。這些都是針對簡報的內容部分進行格式的調整。而在這一期中，我們就要為你介紹五步驟中的後三個步驟，為簡報加入一些專業的元素，讓簡報的過程能夠更有效率而且容易理解 透過專業化步驟，改善簡報成為專業形式。 「首頁及頁尾」讓聽眾知道簡報主旨 頁首及頁尾主要的功能在於顯示出日期，頁尾(簡報主旨)及頁碼。其中以「頁尾」最為重要，由於正式做簡報時，來賓及長官可能都無法從頭觀看每一張簡報，當來賓及長官在簡報進行中才坐下來聽，這個時間已錯過您的「簡報主旨」描述，如果可以在頁尾一直顯示出「簡報主旨」，這樣可以隨時讓來賓及長官快速了解您的簡報主旨。 1.從「檢視」「頁首及頁尾」，即會看到「頁首及頁尾」對話窗，於「固定」輸入項目，輸入研討會日期「2005年8月15日星期一」。 2.勾選「投影片編號」，表示會出現每一張投影片的頁碼。於「頁尾」處輸入「針對Microsoft Windows系統漏點產品需求 - 深入分析」，並勾選「標題投影片不顯示」(圖1)，這樣表示「標題頁」不會出現「固定日期」，「頁尾」及「頁碼」的項目，再按「全部套用」鈕即可。 3.此時可看到投影片下方出現「固定日期」，「頁尾」及「頁碼」，可是會發現「頁尾」區域太短，導致成了兩行。(圖2) 4.我們可以從「檢視」「母片」「投影片母片」，即可進入「母片檢視」模式。點選「頁尾區域」使其出現八個小白點，以「拖拉」的方式拉長「頁尾區域」(圖3)。 5.再按「關閉母片檢視」鈕即可發現已拉長所有的「頁尾」區域，使得頁尾不會被斷行。 圖1 圖2 圖3 Tips：使用「固定」日期模式，比較適合「對外發表」的簡報型式，而「自動更新」比較適合「對內」存查用，使用日期來查看簡報的版本。 「投影片設計 – 動畫配置」為文字加上動畫 「投影片設計 – 動畫配置」和「投影片切換」為Powerpoint中為簡報加入動畫效果最快的方式，只要先選定一種動畫效果，再按「套用至所有投影片」，即可為簡報加入「文字動畫」及「換頁動畫」，但請注意「動畫配置」並不是接受簡報中所有的文字，「動畫配置」只會讓「大綱模式」中的標題及內容有文字動畫效果。 1.從「工作窗格」「投影片設計 – 動畫配置」，即會出現許多動畫樣式，選擇「全部淡出」(圖4)。 2.此時會發現左側畫面「編號1」投影片左側出現「星號」，按下「星號」看看，可以馬上檢視投影片的動畫效果。 3.再按下「套用至所有投影片」鈕，即可看到所有的投影片皆有標上「星號」(圖5)。 4.如果發現某些投影片沒有出現星號，例如範例中的「編號4」投影片，你可進入「大綱」模式中，你會發現該張投影片「大綱」是空的，所以無法加上「文字動畫」。 5.以滑鼠右鍵點選「編號4」投影片，選「刪除投影片」(圖6)，即可刪除有問題「編號4」投影片。 圖4 圖5 圖6 Tips: Powerpoint中動畫的設定，是選定就算成立了，不需按任何「確定」鈕，如果不想加入動畫，可以選定「無動畫」即可。 「投影片切換」讓換頁動畫多樣化，並列印「講義」 再加上「投影片切換」的換頁動畫後，針對專業化簡報的工作即可大功告成。接下來就是準備列印於「研討會」時，交給來賓的講義，這樣研討會簡報的部分就OK啦！ 1.從「工作窗格」「投影片切換」，即會出現許多動畫樣式，選擇「階級狀往左下擴展」(圖7)。 2.再按下「套用至所有投影片」，即可讓所有投影片有一致的換頁動畫。按下「F5」鍵，馬上來欣賞自己的成果。 3.如果覺得挑選「動畫樣式」比較麻煩，其實可以直接挑選「隨機切換」，並按「套用至所有投影片」，換頁效果就會隨機出現。 4.到此已經完成「專業化簡報」動作。如果你來要準備列印簡報以做成提供給來賓的講義，則可點選「檔案」「列印」。 5.在「列印項目」中點選「講義」，於「彩色/灰階」選「純粹黑白」，並於「每頁投影片張數」設定成「3張」(圖8)。 6.這樣的設計，該樣式的右側會有空白處，主要是給來賓做簡報上的筆記之用（圖9）。 圖7 圖8 圖9
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冷日 (冷日)	發表時間：2006/3/22 5:33
Webmaster 註冊日: 2008/2/19 來自: 發表數: 15773	[轉貼]用圖片做簡報也能如此專業 用圖片做簡報也能如此專業 作者：楊健則 （本文摘自《PC Office》NO.104　3月號） 你是否還在使用一般的看圖軟體，來作為大量圖片簡報時的輔助工具嗎？一般的看圖軟體雖然相當方便，但是，在使用上總少了點專業的嚴謹度，而且，這樣的簡報方式往往需要伴隨著大量圖片檔案一起使用，在外出簡報時的檔案準備上，總會造成許多不便。 其實PowerPoint也可以輕鬆製作含有大量圖片的簡報，只要透過導引式的簡單步驟，你就能建立具有專業水準的大量圖片簡報，而且，除了插入一張張的圖片外，還可以使用插入新相簿的功能，讓你直接把整個資料夾裡的圖片，有秩序的匯入簡報檔案中，並輕鬆的設定每頁簡報所要呈現的圖片張數，這時，如果再套用PowerPoint所提供的各式範本，便能自動產生具有專業風格的圖片簡報。 透過相簿匯入圖檔 你一定常用插入圖片檔案的方式加入圖檔，但每次插入圖片都需要調整大小、位置。這種方式碰到大量圖檔時就顯得頗為不便。不過若使用插入新相簿的功能，只要選定要使用的圖片檔案，就能一次匯入所有的圖檔。除了資料夾中的圖檔外，你也可以直接連接相機或掃描器匯入圖片。 1.選擇下拉式功能表的「插入」/「圖片」/「新相簿」開啟相簿對話框（圖1）。 2.你可以選擇兩種不同的圖片來源，不論是直接開啟檔案或連結相機、掃瞄器，都可以一次匯入多個檔案（圖2）。 3.選擇想要的圖片後，按下插入就完成了圖片檔案的選擇（圖3）。 設定順序與呈現方式 選擇圖片後，由於相簿預設是以檔名進行排序，若你希望圖片有不同的先後順序，可以直接手動調整檔案的先後排序。而每張圖片還能分別設定其亮度、對比與旋轉方向。另外在相簿配置的設定中，你可以調整每頁呈現的圖片張數與是否需要有標題文字。若想要調整圖片的邊框，Powerpoint也提供了五種外框形狀可以直接選擇。 1.選擇圖片後，視窗右方會出現圖片的預覽圖，你可以將圖片順序一想要的方式重新排列或個別修正圖片的亮度、對比、旋轉方向（圖4）。 2.除了圖片順序外，在圖片配置的下拉式選單中可以調整圖片呈現在簡報中的方式、還能選擇是否要有標題文字（圖5）。 3.若想對圖片外框做些變化，可以直接下拉選擇不同的外框形狀（圖6）。 套用範本設定樣式 若只是直接匯入相簿，簡報檔中除了圖片或標題文字外就沒有其他的視覺元素。雖然可能呈現乾淨的效果，但是也可能有些單調乏味。由於PowerPoint提供了相當多的範本檔案，你可以在匯入相簿時直接選擇喜歡的設計範本。這樣一來簡報檔案在視覺的呈現上就能有比較豐富或專業的感覺。再加上手動調整各個標題文字的樣式，就完成了一份頗具水準的圖片簡報。 1.在相簿配置的中點選瀏覽套用現有的設計範本，在對話框右方會呈現出範本的預覽圖（圖7）。 2.套用範本建立相簿後，就完成了匯入大量圖片的準備工作，這時可以檢視圖片排列的正確性與範本是否合用（圖8）。 3.輸入簡報標題與相關資訊，若圖片有個別標題也需要逐一輸入，並調整文字至適當的樣式（圖9）。 封裝簡報隨身攜帶 簡報除了在自己的電腦上播放外也經常需要出外使用，不過你一定會擔心在外簡報可能因為別的電腦缺乏相關字型或PowerPoint軟體，因而影響簡報的效果，甚至無法放映。這時就可以使用封裝的功能，將簡報檔案以及字型、自動放映檔全部燒成光碟或複製到隨身碟中帶著走。這樣就能確保簡報的呈現效果並避免突發狀況。 1.點選下拉式功能表的「檔案」/「封裝成光碟」開啟對話框（圖10）。 2.若要複製到隨身碟中，可以點選「複製到資料夾」並選擇隨身碟的資料夾位置（圖11）。 3.點選選項後勾選「內嵌TrueType字型」，這樣就能將使用的特殊字型與簡報檔一併輸出。若想增強文件的保密性也可以在此直接設定開啟密碼（圖12）。
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  (冷日), 2006/3/22 5:33)