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冷日
(冷日)

發表時間：2006/3/22 5:32

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[轉貼]五步驟快速化專業簡報（下）

五步驟快速化專業簡報（下）

作者：薛宇盛（本文摘自《PC Office》NO.100　11月號）

在前一期我們說過，我們可以透過五個步驟，來快速地將其它人送來不夠完美的PowerPoint簡報，有效率的快速改變為專業的簡報形式。而這五個步驟，分別是：「投影片簡報設計 – 簡報設計範本」，「自動調整選項」，「頁首及頁尾」，「投影片設計 – 動畫配置」及「投影片切換」。

在前一期我們針對了頭兩個步驟來進行解說，讓你知道如何可以改善簡報中的字型，透過範本來美化簡陋的簡報外觀，以及調整這些簡報中超出頁面的文字以及超出頁面的圖片。這些都是針對簡報的內容部分進行格式的調整。而在這一期中，我們就要為你介紹五步驟中的後三個步驟，為簡報加入一些專業的元素，讓簡報的過程能夠更有效率而且容易理解

透過專業化步驟，改善簡報成為專業形式。

「首頁及頁尾」讓聽眾知道簡報主旨

頁首及頁尾主要的功能在於顯示出日期，頁尾(簡報主旨)及頁碼。其中以「頁尾」最為重要，由於正式做簡報時，來賓及長官可能都無法從頭觀看每一張簡報，當來賓及長官在簡報進行中才坐下來聽，這個時間已錯過您的「簡報主旨」描述，如果可以在頁尾一直顯示出「簡報主旨」，這樣可以隨時讓來賓及長官快速了解您的簡報主旨。

1.從「檢視」「頁首及頁尾」，即會看到「頁首及頁尾」對話窗，於「固定」輸入項目，輸入研討會日期「2005年8月15日星期一」。

2.勾選「投影片編號」，表示會出現每一張投影片的頁碼。於「頁尾」處輸入「針對Microsoft Windows系統漏點產品需求 - 深入分析」，並勾選「標題投影片不顯示」(圖1)，這樣表示「標題頁」不會出現「固定日期」，「頁尾」及「頁碼」的項目，再按「全部套用」鈕即可。

3.此時可看到投影片下方出現「固定日期」，「頁尾」及「頁碼」，可是會發現「頁尾」區域太短，導致成了兩行。(圖2)

4.我們可以從「檢視」「母片」「投影片母片」，即可進入「母片檢視」模式。點選「頁尾區域」使其出現八個小白點，以「拖拉」的方式拉長「頁尾區域」(圖3)。

5.再按「關閉母片檢視」鈕即可發現已拉長所有的「頁尾」區域，使得頁尾不會被斷行。

圖1

圖2

圖3

Tips：使用「固定」日期模式，比較適合「對外發表」的簡報型式，而「自動更新」比較適合「對內」存查用，使用日期來查看簡報的版本。

「投影片設計 – 動畫配置」為文字加上動畫

「投影片設計 – 動畫配置」和「投影片切換」為Powerpoint中為簡報加入動畫效果最快的方式，只要先選定一種動畫效果，再按「套用至所有投影片」，即可為簡報加入「文字動畫」及「換頁動畫」，但請注意「動畫配置」並不是接受簡報中所有的文字，「動畫配置」只會讓「大綱模式」中的標題及內容有文字動畫效果。

1.從「工作窗格」「投影片設計 – 動畫配置」，即會出現許多動畫樣式，選擇「全部淡出」(圖4)。

2.此時會發現左側畫面「編號1」投影片左側出現「星號」，按下「星號」看看，可以馬上檢視投影片的動畫效果。

3.再按下「套用至所有投影片」鈕，即可看到所有的投影片皆有標上「星號」(圖5)。

4.如果發現某些投影片沒有出現星號，例如範例中的「編號4」投影片，你可進入「大綱」模式中，你會發現該張投影片「大綱」是空的，所以無法加上「文字動畫」。

5.以滑鼠右鍵點選「編號4」投影片，選「刪除投影片」(圖6)，即可刪除有問題「編號4」投影片。

圖4

圖5

圖6

Tips: Powerpoint中動畫的設定，是選定就算成立了，不需按任何「確定」鈕，如果不想加入動畫，可以選定「無動畫」即可。

「投影片切換」讓換頁動畫多樣化，並列印「講義」

再加上「投影片切換」的換頁動畫後，針對專業化簡報的工作即可大功告成。接下來就是準備列印於「研討會」時，交給來賓的講義，這樣研討會簡報的部分就OK啦！

1.從「工作窗格」「投影片切換」，即會出現許多動畫樣式，選擇「階級狀往左下擴展」(圖7)。

2.再按下「套用至所有投影片」，即可讓所有投影片有一致的換頁動畫。按下「F5」鍵，馬上來欣賞自己的成果。

3.如果覺得挑選「動畫樣式」比較麻煩，其實可以直接挑選「隨機切換」，並按「套用至所有投影片」，換頁效果就會隨機出現。

4.到此已經完成「專業化簡報」動作。如果你來要準備列印簡報以做成提供給來賓的講義，則可點選「檔案」「列印」。

5.在「列印項目」中點選「講義」，於「彩色/灰階」選「純粹黑白」，並於「每頁投影片張數」設定成「3張」(圖8)。

6.這樣的設計，該樣式的右側會有空白處，主要是給來賓做簡報上的筆記之用（圖9）。