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發表者： 冷日 發表時間： 2008/3/17 5:42:01
| 走向專案型組織，首重定位 目前專案管理在臺灣的發展已漸上軌道，而從原本的功能性組織轉換成專案型組織的過程中，專案管理辦公室的定位與策略相當重要。 計畫趕不上變化，變化永遠趕不上客戶的一通電話或是老闆的一句話，這不僅是大多數企業相互揶揄的說法，同時也是專案能力成熟度低的寫照，因為從專案管理的角度來看，所有的計畫與可能性的變化，應該都能有一定程度的掌控，如果一開始就沒有一個很好的專案規畫，根本就談不上什麼計畫的變化，所有的忙碌也只是瞎忙一場，最後可能無法如期、如質、如成本地達成目標規畫。 目前專案管理在臺灣市場的發展，雖然已經從狹隘的工具應用導向，轉變成為專案管理流程的骨幹，但是，整體的發展態勢還在緩慢轉型過程中，事實上，從企業的組織型態來看，臺灣大多數的企業，仍舊屬於功能性的組織型態，只有少數的企業已經轉型成專案型態的組織架構，而在轉型的過程中，專案管理辦公室的定位與策略相當重要，否則也會導致專案協調與資源調度的功能無法發揮。 漸進式的策略、從旁輔助的定位，增加轉型成功機率 以精業的情況來說，雖然花費了將近半年的時間構思籌畫，最後才在2005年7月正式成立「專案管理辦公室」，但卻是組織型態轉換過程中，少數成功的例子，一方面是因為專案管理辦公室決定從旁輔助的定位，另一方面則是因為專案管理辦公室所採取的漸進式策略，都減緩了與既有事業單位的直接衝突。 精業專案管理辦公室資深協理高添水娓娓道來，當初專案管理辦公室的成立，雖然是直接隸屬於總經理室之下的空降部隊，但是由於專案管理辦公室的「定位」，是從「幕僚」的角度協助各個事業群的專案管理，因此並沒有直接介入既有專案的管理，不過，只要是跨事業群的專案以及跨層級的專案，都會由專案管理辦公室負責。 高添水表示，隨著產品的生命周期越來越短，專案管理的應用會越來越重要，因為過去的開發專案，大多是以硬體為主的專案時代，開發過程不僅單純，風險也相對較低，一般的情況下，簽約就可以開香檳慶祝了，現在的開發專案則是比較複雜，除了會同時涉及軟硬體以外，甚至是多系統的整合，在這樣的情況下，專案計畫如果不好，簽約就等於是災難的開始。 值得一提的是，由於專案管理辦公室的定位，是一個協助者、幕僚者的角色，因此，專案管理辦公室成立之後的第一步，就是進行專案管理的教育訓練，並且藉此凝聚專案管理的共識，高添水表示，過去在談成本的時候，大多是指直接成本，然而從專案管理的角度來看，有沒有符合品質所產生的成本影響都必須涵括在內。目前精業的140多個專案經理中，已經有40多個人取得專案經理證照。 相較之下，忠訓國際雖然一度試圖把組織型態，從功能性組織轉變成專案型組織，但最後卻在經歷了半年的陣痛之後，宣告失敗。當初一手負責規畫、執行的康志遠，雖然已經換了東家，並且擔任宏琦科技副總經理一職，但是談起不久前的專案組織轉型過程，仍舊難掩遺憾的心情。 回想忠訓國際轉向專案組織型態的過程，雖然也是想要透過一個中央層級的協調單位，也就是專案管理辦公室（專案執行小組），來達到專案管理的目的與資源協調，進而降低人力嚴重重疊的問題，但是後來卻陷入了轉型之敗的窘境，康志遠表示，主要是因為當初的做法太過急躁，而且在求好心切的情況下，想要讓組織的轉型一步到位，結果卻出現既有人力跟不上組織調整步伐的情況。 這個過程中，忠訓國際的組織架構，其實有很大的轉變，康志遠表示，過去忠訓國際旗下總共有11個事業群，每個事業群之下都有完整的編製，其中包括財務、業務、IT、行銷等等，但是，為了因應組織架構的轉變，既有的11個事業群必須解散，進而裁撤了將近100人的重複性人力，在此同時，專案管理辦公室順勢成立，精簡編製後所剩餘的人力，再依照個人專長項目，編列到資訊處、營運處或管理處之下。 值得注意的是，專案型的組織架構，固然有它的好處，例如專案組織可以採用臨時編組的任務型態，結案後團隊成員就各自歸到原屬部門，對於企業來說，不僅可以根據專案的需求，抽取適當人力的彈性等，由於人力的重疊性降低，加上重複使用的機率增加了，因此，將能為企業大幅降低人事成本支出，以忠訓國際的經驗來說，在裁撤近100人的重複性人力之後，平均每個月雖然可以大致省下400萬元的支出，但是後來依舊是轉型失敗。 目前大多數的企業，仍以功能性組織型態為主 整體來說，一般企業的專案管理，所面對的不只是9個知識領域所涵蓋的範圍，更重要的是，企業原來的功能性組織型態與專案組織型態之間的差異，以及兩者對專案的角度不同。以成本為例，專案經理只要考量是否有足夠的專案經費以支付專案執行，但在企業經營上，卻包括所有營運成本，而專案成本只是其中的一部分。 除此之外，專案團隊如何配合企業營運，向來也是不容忽視的議題，對於專案團隊的成員來說，一方面要應付專案臨時交付的任務，另一方面還得持續原屬部門例行性的作業，在工作上是一個很大的負荷，而專案經理與部門經理如何協調人力資源，也是雙方所面臨的重大挑戰。 資策會數位教育研究所組長吳念祖表示，目前臺灣雖然仍以功能性組織掛帥，只有少部分的本土企業與外商公司，才是屬於專案型態的組織架構，不過隨著企業的營運規模日益壯大，對於企業內部的橫向資源整合需求也會跟著增加，在這樣的前提下，企業的組織架構，也會從原本的功能性組織，走向專案型態的組織架構，否則很容易出現資源重複的問題。文⊙楊惠芬  何謂專案與專案管理？ 根據專案管理知識體系2004版中對專案（Project）的定義：「專案是指一種暫時性的努力，藉以創造出獨一無二的產品或服務。」換句話說，專案因為具備暫時性與獨特性，因此與一般例行性的作業不同；專案管理（Project Management）則是將管理知識、技術、工具和方法綜合運用到一個專案活動上，藉以達到符合專案的需求。 至於從專案管理定義延伸出來的5個管理流程，則涵蓋了起始、計畫、執行、控制與結案等；除此之外，專案管理所涉及的9個知識領域，則包括整合管理、品質管理、溝通管理、範疇管理、時間管理、成本管理、人力資源管理、風險管理、採購管理等。 |